Nowoczesne biuro bez papierowego chaosu – rola urządzeń wielofunkcyjnych

Dokumenty krążą po biurze w kilku wersjach, umowa czeka na podpis w segregatorze, a faktura sprzed kwartału odnajduje się po godzinie szukania. Urządzenie wielofunkcyjne do biura porządkuje ten obieg dlatego, że jest punktem, w którym dokument papierowy zamienia się w plik trafiający od razu do właściwego folderu. Jak dobrać taki sprzęt do liczby użytkowników i rodzaju dokumentów? Jakie parametry decydują o tym, czy digitalizacja dokumentów przyjmie się w codziennej pracy oraz jak kontrolować koszty i bezpieczeństwo druku po wdrożeniu? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w tym artykule.

Skąd bierze się papierowy chaos i dlaczego sama drukarka go nie usunie?

Papierowy chaos rzadko wynika z tego, że firma drukuje za dużo. Wynika z tego, że wydrukowany dokument traci swoją cyfrową wersję: ktoś podpisuje umowę, fotografuje ją telefonem, wysyła mailem, a plik zostaje na pulpicie jednej osoby. Po miesiącu nikt nie wie, która wersja obowiązuje.

Drukarka jednofunkcyjna obsługuje jeden kierunek, a więc z komputera na papier. Nie ma jak wprowadzić dokumentu z powrotem do systemu, więc każdy robi to po swojemu. Dlatego tam, gdzie dokumenty muszą wracać do obiegu cyfrowego, urządzenia wielofunkcyjne do biura zastępują zestaw złożony z drukarki, skanera i kopiarki. Koszt tej różnicy to czas na ręczne opisywanie plików, powielone wydruki i dokumenty leżące na tacy odbiorczej.

Urządzenie wielofunkcyjne jako punkt wejścia dokumentu do systemu

Digitalizacja dokumentów zaczyna się przy urządzeniu. Decyduje o niej podajnik DADF, czyli automatyczny podajnik skanujący obie strony kartki, oraz to, czy skan da się wysłać jednym przyciskiem tam, gdzie dokument ma trafić. Canon imageFORCE C3026 i Canon imageFORCE serii 4000 skanują w kolorze do 120 obrazów na minutę, a model A4 Canon imageFORCE 1643 do 70 obrazów na minutę.

Jak dobrać MFP dla firmy do wielkości zespołu i wolumenu druku?

Dobór urządzenia zaczyna się od trzech liczb: ilu użytkowników z niego korzysta, ile stron miesięcznie przechodzi przez biuro i jaka część dokumentów wymaga koloru lub formatu A3. Poniższa tabela zestawia typowe profile biur z konfiguracją i potwierdzonymi parametrami:

Bezpieczeństwo dokumentów i kontrola kosztów druku

Urządzenie wielofunkcyjne jest punktem końcowym sieci, więc podlega tym samym zasadom co komputer. Canon imageFORCE C3026 korzysta z szyfrowania danych, mechanizmu McAfee Embedded Control i protokołu TLS 1.3. Osobną kwestią jest to, co dzieje się z wydrukiem po jego zwolnieniu: tu wchodzi uniFLOW Online, czyli druk podążający, uwierzytelnianie użytkownika przy urządzeniu i raportowanie zadań. Na tej podstawie działa zarządzanie drukiem w Inforoffice w modelu MPS, gdzie rozliczenie następuje według liczby wydruków.

Kontrola kosztu strony opiera się na wydajności materiałów eksploatacyjnych. Toner Canon 1011 Black wystarcza do 30 000 stron przy 6% pokrycia strony, a tonery C-EXV 1008 do 15 500 stron dla czerni i 8 500 stron dla kolorów. Od tych liczb zaczyna się kalkulacja TCO, czyli całkowitego kosztu posiadania urządzenia.

Wdrożenie: od konfiguracji po serwis

Wybór modelu jest krótszym etapem niż wdrożenie, bo o korzystaniu z nowych funkcji decyduje konfiguracja: podłączenie do sieci, powiązanie z kontami użytkowników, profile skanowania i domyślny druk dwustronny. Bez tego zespół zostaje przy dotychczasowych nawykach, a firma płaci za funkcje, których nikt nie uruchamia.

Sprzęt można otrzymać w modelu zakupu, wynajmu, dzierżawy lub leasingu z umową serwisową. W wynajmie urządzeń wielofunkcyjnych w Inforoffice obowiązuje stała opłata miesięczna obejmująca sprzęt, serwis, dostawę, instalację, wsparcie techniczne i materiały eksploatacyjne, a konfigurację floty zmienia się aneksem do umowy. Dostawa i instalacja odbywają się zwykle w 1–3 dni robocze od podpisania umowy, a autoryzowany serwis Canon reaguje najpóźniej w kolejnym dniu roboczym.

Podsumowanie

Nowoczesne biuro nie rezygnuje z papieru z dnia na dzień, ale przestaje go gubić. Urządzenie wielofunkcyjne do biura pełni w tym rolę śluzy – każdy dokument, który wchodzi lub wychodzi, ma swoją cyfrową wersję, właściciela i ślad w systemie. Dobrze dobrany model to taki, którego pojemność podajnika, wydajność skanera i koszt strony odpowiadają realnemu wolumenowi pracy, a nie specyfikacji z katalogu. Kolejność też ma znaczenie: najpierw analiza dokumentów krążących po firmie, potem dobór urządzenia i modelu finansowania, na końcu konfiguracja obiegu i zasad bezpieczeństwa druku.